Boekhouden als zzp'er: zo doe je het
Gecontroleerd op Laatst bijgewerkt
Als zzp'er moet je een administratie bijhouden waarmee je je belastingaangiften kunt doen. Hoe je dat doet, mag je zelf weten. Deze pagina zet de stappen op een rij en verwijst per stap naar de gids met de details.
Kort gezegd: houd je inkomsten en uitgaven bij, doe op tijd btw-aangifte, bewaar je administratie 7 jaar en kies een boekhoudprogramma dat past bij je aantal facturen en bonnen.
1. Houd je inkomsten en uitgaven bij
Volgens de Belastingdienst hoort alles wat je over je bedrijf vastlegt bij je administratie, op papier of digitaal. Voor een zzp'er gaat het vooral om:
- ontvangen facturen en kopieën van de facturen die je verstuurt
- kassabonnen en je in- en verkoopboek
- bankafschriften
- contracten en andere afspraken met klanten
- je agenda en berichten zoals e-mails
- je kilometers met een zakelijke auto, als je die hebt
Waarom dit ertoe doet: is je administratie niet volledig, dan kan de Belastingdienst je omzet en winst zelf vaststellen. Ben je het daar niet mee eens, dan moet jij bewijzen dat het niet klopt. Dat heet omkering van de bewijslast. Zonder goede administratie kun je ook geen gebruik maken van regelingen zoals de KOR.
Een aparte rekening is niet verplicht, maar houdt zakelijk en privé gescheiden. Lees of een zakelijke rekening verplicht is.
Houd ook je uren bij
Een urenadministratie is niet verplicht. Wil je de zelfstandigenaftrek of startersaftrek, dan moet je wel kunnen bewijzen dat je aan het urencriterium voldoet: minstens 1.225 uur per kalenderjaar aan je bedrijf, en meer uren aan je bedrijf dan aan ander werk. Hoe je dat bijhoudt, lees je bij urenregistratie voor zzp'ers.
2. Doe btw-aangifte
De meeste zzp'ers doen per kwartaal btw-aangifte. Aangifte en betaling moeten op dezelfde datum binnen zijn:
| Tijdvak | Uiterlijk binnen |
|---|---|
| 3e kwartaal 2026 | 31 oktober 2026 |
| 4e kwartaal 2026 | 31 januari 2027 |
Beide data vallen in een weekend, dus regel het eerder. Je verwerkt per kwartaal de btw op je verkoopfacturen en trekt de btw op je zakelijke inkopen af. Zonder overzicht van je in- en verkopen lukt dat niet; daarom is stap 1 zo belangrijk. Hoe de aangifte werkt, lees je in btw-aangifte doen als zzp'er. Welke pakketten de aangifte voor je klaarzetten, staat in btw-aangifte vanuit je boekhoudprogramma. Valt je omzet laag uit, bekijk dan de KOR.
3. Bewaar je administratie
Je basisgegevens bewaar je 7 jaar: je grootboek, debiteuren en crediteuren, en je in- en verkoopadministratie. Gegevens over onroerende zaken en over de One Stop Shop bewaar je 10 jaar. De termijn begint pas als een gegeven niet meer actueel is; een contract van 4 jaar bewaar je dus 4 plus 7 jaar.
Let ook op de privacyregels: persoonsgegevens op facturen bewaar je niet langer dan nodig. Meer in bewaarplicht administratie.
4. Kies: zelf doen of een boekhouder
Als zzp'er mag je je administratie zelf bijhouden, of uitbesteden aan een boekhouder of accountant. Doe je het zelf, dan is een online boekhoudprogramma de makkelijkste route: je maakt er facturen mee, koppelt je bank en zet je btw-aangifte klaar. Welk pakket past, hangt af van je rechtsvorm en hoeveel je factureert:
- Beste boekhoudprogramma voor zzp'ers
- Goedkoopste boekhoudprogramma
- Gratis boekhoudprogramma
- Voor starters
- Voor een eenmanszaak, vof of bv
- Bankkoppeling per pakket
- Overstappen naar een ander pakket
Twijfel je tussen twee aanbieders? Lees Jortt vs MoneyMonk, Moneybird vs e-Boekhouden of Rompslomp vs Tellow.
Sneller: doe de match (8 vragen) of vergelijk alle pakketten.
5. Reken je cijfers door
Wil je weten wat er in 2027 verandert? Lees Belastingplan 2027 voor zzp'ers en de verplichte e-factuur.
8 korte vragen, gratis en zonder account.