Bewaarplicht administratie als zzp'er: wat bewaar je en hoe lang?
Gecontroleerd op Laatst bijgewerkt
Als zzp'er ben je wettelijk verplicht een administratie bij te houden én te bewaren. Dat heet de fiscale bewaarplicht.
Kort gezegd: de basis is 7 jaar bewaren. Gegevens over onroerende zaken en verkopen via het eenloketsysteem (One Stop Shop) bewaar je 10 jaar.
De termijn begint pas als een gegeven niet meer actueel is.
Facturen bewaar je in de vorm waarin je ze kreeg of verstuurde. Scannen mag, als de scan een juiste en volledige weergave is.
Waarom bestaat de bewaarplicht?
De Belastingdienst wil je aangiften kunnen controleren. Je btw-aangifte en je aangifte inkomstenbelasting vul je in op basis van je administratie, dus die moet kloppen en vindbaar zijn.
Is je administratie niet volledig, of heb je die niet lang genoeg bewaard? Dan kan de Belastingdienst zelf je omzet en winst vaststellen en de belasting berekenen. Ben je het daar niet mee eens, dan moet jij bewijzen dat die berekening niet klopt. Dat heet omkering van de bewijslast.
Volgens de Belastingdienst heb je een goede administratie ook nodig om gebruik te maken van regelingen zoals de kleineondernemersregeling of de investeringsaftrek.
Wat hoort er bij je administratie?
Alles wat je over je onderneming vastlegt, op papier of digitaal, hoort bij je administratie. De Belastingdienst noemt onder meer:
- kasadministratie en kassabonnen (ook kladaantekeningen);
- het inkoop- en verkoopboek;
- tussentijdse controleberekeningen;
- ontvangen facturen en kopieën van facturen die je verstuurde;
- bankafschriften;
- contracten, overeenkomsten en andere afspraken;
- agenda's en afsprakenboeken;
- berichten, zoals e-mails;
- software en databestanden;
- je rittenregistratie, als je met een zakelijke auto rijdt.
Basisgegevens
Een deel daarvan zijn de basisgegevens. Dat zijn het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie, de loonadministratie en gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing van anderen. Voor de meeste zzp'ers komt dat neer op: je facturen, je bonnen en je boekingen.
Je urenregistratie
Een urenadministratie is niet verplicht. Maar wil je de zelfstandigenaftrek of startersaftrek gebruiken, dan moet je kunnen aantonen dat je aan het urencriterium voldoet. Daarvoor werk je onder meer minstens 1.225 uur per kalenderjaar aan je onderneming. Houd je uren dus bij en bewaar ze bij je administratie. Hoe je dat handig doet, lees je in onze gids over urenregistratie voor zzp'ers.
Hoe lang moet je je administratie bewaren?
| Soort gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Basisgegevens | 7 jaar |
| Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken (zoals een bedrijfspand of grond) | 10 jaar |
| Gegevens over verkopen via het eenloketsysteem (One Stop Shop) | 10 jaar |
| Andere gegevens | 7 jaar, of korter als je dat met de Belastingdienst afspreekt |
De 10 jaar voor One Stop Shop geldt als je goederen of diensten verkoopt aan klanten in andere EU-landen die geen btw-aangifte doen, en je daarvoor het eenloketsysteem gebruikt. Voor de meeste zzp'ers met alleen Nederlandse klanten is 7 jaar de termijn die telt.
Wil je bepaalde stukken korter bewaren? Dat kan alleen voor de andere gegevens, niet voor de basisgegevens, en alleen na een afspraak met je belastingkantoor. Zo'n afspraak geldt bovendien alleen voor de Belastingdienst. Volgens Ondernemersplein kan voor andere overheden de wettelijke termijn van 7 jaar blijven gelden.
Wanneer begint de termijn?
De bewaartermijn begint pas als een gegeven niet meer actueel is. De Belastingdienst geeft als voorbeeld een leasecontract van 4 jaar. Dat contract hoort 4 jaar lang bij je lopende administratie. Pas daarna begint de bewaartermijn van 7 jaar.
Digitaal of op papier bewaren?
Je bewaart gegevens in de vorm waarin je ze hebt gekregen of verstuurd. Een factuur die je als pdf ontvangt, bewaar je dus digitaal. Afdrukken en het bestand weggooien is niet de bedoeling. Dat mag alleen als je een kleine administratie hebt die binnen een redelijke termijn te controleren is.
Bewaar je digitaal, dan moet de Belastingdienst je bestanden bij een controle kunnen gebruiken. De bewaarplicht geldt volgens Ondernemersplein ook voor de programma's waarmee je die bestanden opent.
Mag je bonnetjes scannen?
Ja. Je mag facturen en bonnetjes scannen en digitaal bewaren, als de scan een juiste en volledige weergave van het origineel is. Ook de echtheidskenmerken van het origineel moeten worden opgeslagen. Meer uitleg geeft de Belastingdienst in de brochure Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht. Voldoe je aan de voorwaarden, dan hoef je het papieren origineel niet te bewaren. De digitale versie bewaar je wel 7 of 10 jaar, en die moet binnen een redelijke termijn te controleren zijn.
Let op bij overstappen of stoppen
Stop je met je bedrijf? Dan blijft de bewaarplicht gewoon gelden. Je administratie moet dus ook nadat je gestopt bent beschikbaar blijven, tot het einde van de termijn. De Belastingdienst noemt bij stoppen met je onderneming ook: sluit je administratie af en houd rekening met de bewaarplicht.
Stap je over naar een ander boekhoudprogramma? Werk je met een online pakket, dan staat je administratie bij die aanbieder. Zorg dat je je gegevens exporteert vóór je opzegt, inclusief de facturen in de vorm waarin je ze verstuurde of ontving. Een stappenplan staat in onze gids overstappen naar een ander boekhoudprogramma.
Bewaar niet te lang. In je administratie staan persoonsgegevens, bijvoorbeeld van klanten op facturen. Volgens Ondernemersplein heb je een goede reden nodig om die langer te bewaren dan de verplichte 7 of 10 jaar. Heb je ze niet meer nodig, dan gooi je ze weg of maak je ze anoniem.
Zo houd je het overzichtelijk
- Werk vanuit één systeem. Facturen, bonnen en bankmutaties op één plek maken een controle een stuk makkelijker.
- Zet je bonnen meteen digitaal. Wacht niet tot de aangifte; een vervaagde kassabon is later lastig na te maken.
- Koppel je bank. Wat een bankkoppeling in je boekhoudprogramma doet, lees je in onze gids. In de vergelijking van boekhoudprogramma's zie je per pakket of er een automatische bankkoppeling is, en wat het kost.
- Maak elk jaar een export. Bewaar die apart, zodat je niet afhankelijk bent van één aanbieder.
- Bewaar je eigen controleberekeningen. De Belastingdienst vraagt je om (klad)berekeningen te maken die je administratie, aangiften en jaarrekening op elkaar laten aansluiten, en die bij je administratie te bewaren.
Twijfel je welk pakket bij jou past? Doe de boekhoudmatch: 8 vragen, met de prijzen van de aanbieders zelf.
Veelgestelde vragen
Hoe lang moet ik als zzp'er mijn administratie bewaren?
In principe 7 jaar. Gegevens over onroerende zaken en verkopen via het eenloketsysteem bewaar je 10 jaar.
Mag ik papieren bonnetjes weggooien na het scannen?
Ja, als de scan een juiste en volledige weergave van het origineel is, inclusief de echtheidskenmerken, en je de digitale versie de hele termijn controleerbaar bewaart.
Geldt de bewaarplicht ook als ik stop met mijn bedrijf?
Ja. Ook als je binnen de bewaartermijn stopt, moet je je administratie tot het einde van die termijn bewaren.
8 korte vragen, gratis en zonder account.
Bronnen
- Belastingdienst: Hoelang moet u gegevens bewaren?
- Belastingdienst: Een administratie opzetten voor uw belastingaangiften
- Belastingdienst: Uw facturen bewaren
- Belastingdienst: Hoe bewaart u uw administratie?
- Belastingdienst: Hoe lang moet u uw administratie bewaren voor de btw: 7 of 10 jaar?
- Belastingdienst: Wat moet u regelen als u stopt met uw onderneming?
- Belastingdienst: brochure Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht
- Ondernemersplein: Zakelijke administratie bijhouden en bewaarplicht
- Ondernemersplein: Stappenplan administratie bijhouden