Zakelijke rekening zzp: verplicht of niet?
Gecontroleerd op Laatst bijgewerkt
Start je als zzp'er, dan komt de vraag snel: moet je een aparte zakelijke rekening openen, of mag je je eigen rekening gewoon blijven gebruiken? Het antwoord hangt af van je rechtsvorm. En van de voorwaarden van je bank.
Kort gezegd: heb je een eenmanszaak of vof, dan is een zakelijke rekening meestal niet verplicht.
Wel verbieden veel banken zakelijk gebruik van een privérekening in hun voorwaarden.
Heb je een bv of nv, dan heb je in de praktijk wel een zakelijke rekening nodig.
Eenmanszaak of vof: meestal niet verplicht
De meeste zzp'ers hebben een eenmanszaak. Volgens KVK is een zakelijke rekening dan meestal niet verplicht. Dat geldt ook voor een vof, maatschap of cv. Je mag in principe je privérekening gebruiken.
Er zit wel een maar aan. KVK wijst erop dat in de algemene voorwaarden van de meeste banken staat dat je een privérekening niet zakelijk mag gebruiken. Kijk dus eerst in de voorwaarden van je eigen bank voordat je facturen op je privérekening laat betalen.
Nog een praktisch punt: gebruik je een betaalplatform zoals Mollie, PayPal, Stripe of Klarna, of verkoop je via Amazon of Bol? Volgens KVK vragen die om een zakelijke betaalrekening.
Bv of nv: in de praktijk wel nodig
Een bv is een eigen rechtspersoon. Volgens KVK heb je daarom in de praktijk een zakelijke rekening nodig. Je regelt de geldzaken van de bv met een zakelijke rekening op naam van de bv, gescheiden van je privégeld.
Overweeg je de stap naar een bv? Dan verandert ook je boekhouding: je krijgt te maken met een jaarrekening en vennootschapsbelasting. Lees in boekhoudprogramma voor je bv waar je software dan op moet letten.
Waarom kiezen veel zzp'ers toch voor een zakelijke rekening?
Ook als het niet hoeft, kiezen veel ondernemers voor een aparte rekening. KVK noemt vier redenen: duidelijkheid (privé en zakelijk gescheiden), tijdwinst bij je administratie, een professionele uitstraling en belastingvoordeel (de kosten zijn meestal aftrekbaar).
Dat overzicht merk je vooral bij je boekhouding. Staan zakelijke en privébetalingen door elkaar, dan zoek je elk kwartaal uit welke betaling bij je bedrijf hoort. Met een aparte rekening is elke regel op je afschrift zakelijk. Dat scheelt werk bij je btw-aangifte en bij je aangifte inkomstenbelasting.
Je kunt ook later overstappen. Volgens KVK mag je met een eenmanszaak beginnen met je privérekening en alsnog een zakelijke rekening openen als je het overzicht kwijtraakt.
Zakelijke rekening en je boekhoudprogramma
Hier komt de bankkoppeling om de hoek kijken. Veel boekhoudprogramma's halen de transacties van je zakelijke rekening automatisch op. Je koppelt een betaling dan met een paar klikken aan een factuur of bon.
Er zijn twee smaken:
- Koppeling met je eigen bank: je houdt je huidige zakelijke rekening en het pakket leest de transacties in.
- Rekening van de aanbieder zelf: sommige boekhoudprogramma's hebben een eigen zakelijke rekening die vanzelf samenwerkt met het pakket. Stap je later over naar een ander programma, dan neem je die rekening niet mee.
Welke het beste past, lees je in bankkoppeling in je boekhoudprogramma: wel of niet. Twijfel je over een specifiek pakket, zoals Jortt? Op de pagina over Jortt staat wat de pakketten kosten en hoeveel bankkoppelingen erin zitten.
Wat heb je nodig om een zakelijke rekening te openen?
Je hebt meestal eerst een KVK-nummer nodig, dus schrijf je bedrijf in voordat je een rekening aanvraagt. Een bank vraagt volgens KVK vaak om:
- Een geldig identiteitsbewijs.
- Je KVK-nummer.
- Een overzicht van de landen waarmee je zakendoet, als je de rekening ook voor buitenlandse betalingen gebruikt.
Bij een bv of nv vraagt de bank daarnaast onder meer de statuten, het aandeelhoudersregister en de bevestigingsbrief van KVK met de UBO-gegevens. Bij een vof vraagt de bank volgens Business.gov.nl ook een kopie van het vennootschapscontract en de identiteit van alle vennoten.
Geef je identiteitsbewijs nooit zomaar af. KVK raadt aan een veilige kopie te maken.
Wat kun je nu doen?
- Check je rechtsvorm: eenmanszaak of vof, of bv?
- Lees de voorwaarden van je huidige bank over zakelijk gebruik van een privérekening.
- Kies een zakelijke rekening die past bij je boekhoudprogramma, of andersom. De boekhoudmatch vraagt of je je bank automatisch wilt inlezen en houdt daar rekening mee.
- Wil je pakketten naast elkaar zien, inclusief bankkoppeling? Gebruik boekhoudprogramma's vergelijken.
Dit artikel is algemene informatie, geen persoonlijk advies. Twijfel je, vraag het dan na bij je bank of KVK.
8 korte vragen, gratis en zonder account.